Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Vertragsbeziehungen und vorvertraglichen Verhandlungen zwischen der Maramia GmbH, Mittelgasse 30, 65232 Taunusstein (nachfolgend „Anbieter“) und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“) im Zusammenhang mit der Nutzung der Software „akte:anlegen“ (nachfolgend „Software“).

(2) Gegenstand des Vertrags ist die zeitlich auf die Dauer des Vertrags begrenzte Gewährung der Nutzung der Software im Unternehmen des Kunden über das Internet sowie die Bereitstellung von Verarbeitungs- und Speicherkapazitäten auf den Servern des Anbieters. Die Nutzung ist entgeltpflichtig nach Maßgabe des § 11; im Rahmen des Testvolumens (§ 11 Abs. 1) ist sie unentgeltlich.

(3) Die Software dient dazu, aus vom Kunden eingereichten Dokumenten – insbesondere PDF-Dateien, Bilddateien und E-Mails – spezifische Daten zu extrahieren, diese dem Kunden gegebenenfalls zur Prüfung anzuzeigen und sie zum Export in die Kanzleisoftware des Kunden bereitzustellen (nachfolgend „Auswertung“). Die Software stellt ferner Fragebögen bereit, über die Daten und Dateien erfasst und ebenfalls zum Export bereitgestellt werden. Die Software richtet sich an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie an Berufsausübungsgesellschaften und ist auf den anwaltlichen Kanzleibetrieb ausgelegt.

(4) Die Software ist ein Hilfsmittel zur Datenerfassung. Sie trifft keine rechtliche Bewertung, gibt keine Rechtsauskunft und erbringt keine Rechtsdienstleistung im Sinne des § 2 RDG.

(5) Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

(6) Bestandteil dieses Vertrags sind ferner:

• die Verpflichtung nach § 43e BRAO (Anlage 1),
• der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Anlage 2),
• die Liste der Unterauftragnehmer in ihrer jeweils geltenden Fassung, abrufbar unter https://akte-anlegen.de/app/legal (Anlage 3),
• die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, abrufbar unter https://akte-anlegen.de/app/legal (Anlage 4),
• die Leistungsbeschreibung und Preisliste in ihrer jeweils geltenden Fassung, abrufbar unter https://akte-anlegen.de/app/legal (Anlage 5),
• die Lösch- und Aufbewahrungsfristen in ihrer jeweils geltenden Fassung, abrufbar unter https://akte-anlegen.de/app/legal (Anlage 6).

Bei Widersprüchen gehen die Anlagen 1 und 2 diesen AGB vor.

§ 2 Leistungen des Anbieters

(1) Der Anbieter gewährt dem Kunden die Nutzung der jeweils aktuellen Version der Software über das Internet mittels Zugriff durch einen Browser. Eine physische Überlassung der Software erfolgt nicht.

(2) Der Funktionsumfang der Software richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Nutzungsmodell:

a) Testvolumen: unveränderter Funktionsumfang, begrenzt auf die in § 11 Abs. 1 genannte Anzahl unentgeltlicher Akten.

b) Standardnutzung: Funktionsumfang gemäß der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung, Abrechnung je vom Kunden angelegter bzw. verknüpfter Akte.

c) Individualvereinbarung: nach gesonderter Vereinbarung.

Eine Staffelung des Funktionsumfangs nach Lizenzstufen oder nach der Größe des Unternehmens des Kunden findet nicht statt.

(3) Der Anbieter wird nach wirtschaftlich zumutbarem Aufwand bemüht sein, die Software während der üblichen Geschäftszeiten verfügbar zu halten. Eine garantierte Verfügbarkeit wird nicht zugesichert.

(4) Der Anbieter kann die Software jederzeit aktualisieren oder weiterentwickeln und insbesondere aufgrund geänderter Rechtslage, technischer Entwicklungen oder zur Verbesserung der IT-Sicherheit anpassen.

(5) Der Anbieter wird die Software regelmäßig warten und den Kunden über etwaige hiermit verbundene Einschränkungen informieren, sofern diese erheblich sind und außerhalb üblicher Wartungsfenster liegen.

(6) Der Anbieter wird dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zum Schutz der Daten vornehmen. Den Anbieter treffen keine Verwahrungs- oder Obhutspflichten hinsichtlich der Daten; § 10 bleibt unberührt.

§ 3 Akten und Nutzungsgrenzen

(1) Akte als Abrechnungseinheit. Entgeltpflichtiger Vorgang ist allein die Anlage einer Akte in der Software. Als eine Akte gilt der in der Software geführte Vorgang, der genau einer Akte des Kunden zugeordnet ist; die Zuordnung nimmt der Kunde vor, in der Regel über das Aktenzeichen seiner Kanzleisoftware.

(2) Auswertungen ohne Aktenbezug. Der Kunde kann Auswertungen durchführen, deren Ergebnis er keiner Akte zuordnet. Solche Auswertungen sind grundsätzlich zulässig und lösen kein Entgelt aus.

(3) Nutzungsgrenzen. Die Nutzung der Software unterliegt Grenzen für das Volumen der ausgewerteten Daten (Normseiten) und für das Volumen der hochgeladenen Dateien (Datenvolumen). Das verfügbare Kontingent erhöht sich mit jeder entgeltpflichtigen Akte.

(4) Normseiten. Der Umfang einer ausgewerteten Datei entspricht dem höheren der beiden Werte aus Seitenzahl oder Zeichenzahl geteilt durch den in der Leistungsbeschreibung genannten Teiler.

(5) Datenvolumen. Angerechnet werden sämtliche in die Software hochgeladenen Dateien, unabhängig davon, ob sie ausgewertet werden und ob sie vom Kunden oder über einen Fragebogen von einem Mandanten hochgeladen wurden.

(6) Erreichen einer Grenze. Das Erreichen einer Grenze löst kein Entgelt aus. Der Anbieter kann die weitere Verarbeitung in diesem Fall mit geringerer Priorität ausführen, aussetzen oder ablehnen.

(7) Faire Nutzung. Unabhängig von den Grenzen nach Absatz 3 kann der Anbieter die Verarbeitung mit geringerer Priorität ausführen, vorübergehend aussetzen oder ablehnen, wenn die Nutzung erheblich über das in einem Kanzleibetrieb übliche Maß hinausgeht.

(8) Anzeige und technische Grenzen. Die Software weist dem Kunden die verbleibenden Volumina aus.

§ 4 Nutzungsumfang und -rechte

(1) Der Kunde erhält an der jeweils aktuellsten Version der Software einfache, nicht unterlizenzierbare und nicht übertragbare, zeitlich auf die Dauer des Vertrags beschränkte Rechte, die Software mittels Zugriff über einen Browser nach Maßgabe der vertraglichen Regelungen zu nutzen.

(2) Der Kunde darf die Software nur im Rahmen seiner eigenen geschäftlichen Tätigkeit durch eigenes Personal nutzen.

(3) Der Kunde darf die Software nur für rechtmäßige Zwecke und in Übereinstimmung mit diesen AGB nutzen.

(4) Der Kunde erhält Zugangsdaten, die er vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen hat.

§ 5 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

(1) Der Kunde hat die ihm übermittelten Zugangsdaten dem Stand der Technik entsprechend vor Zugriffen Dritter zu schützen und zu verwahren.

(2) Der Kunde ist verpflichtet, an die zur Verfügung gestellte Software keine Daten zu übertragen, deren Nutzung gegen geltendes Recht, behördliche Anordnungen, Rechte Dritter oder Vereinbarungen mit Dritten verstößt.

(3) Der Kunde übermittelt nur solche Dokumente und Dokumentteile, die für die beabsichtigte Extraktion erforderlich sind.

(4) Der Kunde ist für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen bei der Nutzung der Software und der Übermittlung von Daten selbst verantwortlich.

(5) Der Kunde bleibt für die Einhaltung seiner berufsrechtlichen Pflichten eigenverantwortlich, insbesondere derjenigen aus § 43a Abs. 2 BRAO, § 43e BRAO, § 2 BORA und § 203 StGB.

(6) Der Kunde stellt sicher, dass die Nutzer der Software über ein für den Einsatz ausreichendes Maß an Kenntnissen über die Funktionsweise und die Grenzen von Systemen künstlicher Intelligenz verfügen.

§ 6 Einsatz künstlicher Intelligenz; Prüfpflicht des Kunden

(1) Die Software setzt zur Extraktion Sprachmodelle künstlicher Intelligenz ein.

(2) Der Anbieter sichert zu, dass

a) die Verarbeitung ausschließlich über Endpunkte erfolgt, die Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums zugeordnet sind,

b) mit den eingesetzten Anbietern vertraglich ausgeschlossen ist, dass übermittelte Inhalte oder erzeugte Ergebnisse zum Training oder zur Verbesserung von Modellen künstlicher Intelligenz verwendet werden und

c) die eingesetzten Anbieter zur Vertraulichkeit hinsichtlich der übermittelten Inhalte und der erzeugten Ergebnisse verpflichtet sind.

(3) Die von der Software erzeugten Extraktionsergebnisse sind Vorschläge. Der Kunde ist verpflichtet, jeden extrahierten Wert vor der Übernahme in seine Kanzleisoftware oder in seine Akte auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

(4) Der Anbieter übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Extraktionsergebnisse.

(5) Der Anbieter ist Anbieter eines KI-Systems, der Kunde Betreiber im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689.

(6) Der Anbieter kann die eingesetzten Modelle und Anbieter im Rahmen des Verfahrens nach Anlage 1 § 5 ändern.

§ 7 Anwaltliche Verschwiegenheit und Berufsgeheimnisse

(1) Der Kunde ist als Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt zur Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO verpflichtet und Berufsgeheimnisträger im Sinne des § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB.

(2) Die Parteien schließen die als Anlage 1 beigefügte Verpflichtung nach § 43e BRAO.

(3) Ergänzend schließen die Parteien den als Anlage 2 beigefügten Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

(4) Nach Einschätzung des Anbieters handelt es sich bei der Software um ein allgemeines Arbeitsmittel des Kanzleibetriebs und nicht um eine Dienstleistung, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dient.

(5) Der Anbieter unterrichtet den Kunden unverzüglich in Textform, wenn Tatsachen bekannt werden, die die Einhaltung der Verpflichtungen aus Anlage 1 gefährden.

§ 8 Export in Kanzleisoftware

(1) Die Software stellt Extraktionsergebnisse zum Export in Kanzleisoftware bereit.

(2) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass ein Export in ein bestimmtes Zielsystem möglich ist oder möglich bleibt.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, das Ergebnis eines Exports im Zielsystem zu prüfen.

(4) Der Anbieter ist nicht Vertragspartner der Anbieter der Zielsysteme.

§ 9 Fragebögen (Datenanforderung beim Mandanten)

(1) Die Software ermöglicht es dem Kunden, Fragebögen zu erstellen und über einen individuellen Link an seine Mandanten zu versenden.

(2) Keine Zustellfiktion. Die Bereitstellung eines Fragebogens und der Eingang von Daten oder Dateien über einen Fragebogen stellen keine rechtliche Zustellung und keine Zustellfiktion dar.

(3) Kein Vertragsverhältnis zum Mandanten. Zwischen dem Anbieter und dem Mandanten kommt kein Vertragsverhältnis zustande.

(4) Gestaltung der Fragebögen. Der Kunde gestaltet die Fragebögen und entscheidet, welche Daten er erhebt.

(5) Informationspflichten gegenüber Mandanten. Der Kunde ist verpflichtet, seinen Mandanten die nach Art. 13 DSGVO erforderlichen Informationen über die Datenverarbeitung bereitzustellen.

(6) Zugang über den Link. Fragebogen-Links sind zeitlich begrenzt gültig.

(7) Unzulässige Inhalte. Unzulässig sind insbesondere strafbare Inhalte, unberechtigt übermittelte Schutzrechte Dritter und Schadsoftware.

(8) Kein Versand unerwünschter Mitteilungen. Die Nutzung dieser Funktion zum Versand unerwünschter Mitteilungen ist untersagt.

(9) Benachrichtigungen werden mit wirtschaftlich zumutbarem Aufwand versandt; eine Zusicherung bestimmter Zustellzeiten erfolgt nicht.

(10) Datenschutz und Berufsgeheimnis. Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

(11) Berufsrechtliche Eigenverantwortung. Der Kunde prüft eigenständig, ob der Einsatz von Fragebögen für seinen konkreten berufs- und aufsichtsrechtlichen Rahmen geeignet ist.

§ 10 Speicherung und Löschung

(1) Die Software ist kein Archivdienst für die vom Kunden eingereichten Dateien.

(2) Dateien werden automatisiert und unwiederbringlich gelöscht, sobald die in Anlage 6 genannte Frist nach dem Export oder die dort genannte Höchstfrist ab der Übermittlung abgelaufen ist.

(3) Auswertungsergebnisse werden ohne zeitliche Begrenzung gespeichert. Der Kunde kann sie jederzeit selbst löschen.

(4) Der Kunde kann die Löschung von Dateien und Auswertungsergebnissen jederzeit vorzeitig veranlassen.

(5) Zur Gewährleistung der Datensicherheit erstellt der Anbieter turnusmäßig verschlüsselte Datenbank-Sicherungen.

(6) Ein Anspruch auf Wiederherstellung aus Sicherungen besteht nicht, soweit der Kunde oder ein von ihm eingesetzter Nutzer die Daten selbst gelöscht hat.

(7) Bei den nach § 6 eingesetzten Unterauftragnehmern findet eine Speicherung nach Maßgabe der mit ihnen getroffenen Vereinbarungen statt.

§ 11 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Testvolumen. Der Anbieter kann dem Kunden bei erstmaligem Vertragsschluss ein Testvolumen an Akten zur Verfügung stellen.

(2) Nach Ausschöpfung oder Verfall des Testvolumens sind weitere Akten entgeltpflichtig.

(3) Höhe des Entgelts. Das Entgelt je Akte ergibt sich aus der zum Zeitpunkt der Anlage der Akte angegebenen Preisliste oder aus individuell vereinbarten Konditionen.

(4) Abrechnung. Die Abrechnung erfolgt monatlich nachträglich.

(5) Rechnungen sind, sollte die Bezahlung nicht bereits im Rahmen der Buchung erfolgt sein, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung zur Zahlung fällig.

(6) Der Kunde kann Einwendungen gegen eine Abrechnung innerhalb von 30 Tagen nach deren Zugang erheben.

(7) Preisänderungen werden mit einer Ankündigungsfrist von mindestens vier Wochen mitgeteilt.

§ 12 Gewährleistung

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software die vereinbarten Funktionen im Wesentlichen erfüllt.

(2) Der Anbieter übernimmt keine Garantie für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Extraktionsergebnisse.

(3) Der Anbieter übernimmt keine Garantie für die Möglichkeit oder den Fortbestand eines Exports in ein bestimmtes Zielsystem.

(4) Der Anbieter setzt Virenerkennungssoftware ein und überprüft die vom Kunden übersandten Dateien vor der Weiterverarbeitung.

(5) Mängel der Software wird der Anbieter innerhalb angemessener Zeit beheben.

(6) Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel wird ausgeschlossen.

§ 13 Haftung

(1) Die Haftung des Anbieters für Schäden ist ausgeschlossen, soweit in diesen AGB nichts anderes bestimmt ist.

(2) Der vorstehende Haftungsausschluss gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei übernommenen Garantien oder bei schuldhafter Verletzung der Verpflichtungen aus Anlage 1.

(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur nach Maßgabe des Absatzes 2; im Übrigen ist die Haftung für Datenverlust ausgeschlossen.

(4) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die darauf zurückzuführen sind, dass der Kunde seiner Prüfpflicht nicht nachgekommen ist.

(5) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der Mitarbeiter, Vertreter und Organe des Anbieters.

§ 14 Datenschutz und Datensicherheit

(1) Der Anbieter erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten des Kunden im Rahmen der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

(2) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Anlage 2.

(3) Der Anbieter verwendet hochgeladene Kundendateien ausschließlich zum Zweck der vom Kunden beauftragten Verarbeitung.

(4) Der Anbieter trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

(5) Der Anbieter verpflichtet seine Beschäftigten in Textform zur Verschwiegenheit.

(6) Der Anbieter unterstützt den Kunden bei der Erfüllung von Betroffenenrechten sowie, soweit erforderlich, bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung.

(7) Der Kunde bleibt Inhaber und Verantwortlicher der von ihm an die Server des Anbieters übermittelten Dateien.

§ 15 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Eine Mindestlaufzeit, eine automatische Verlängerung und ein Mindestabnahmevolumen bestehen nicht.

(2) Der Kunde kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen.

(3) Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats kündigen.

(4) Bei zwölf Monaten ohne entgeltpflichtigen Vorgang kann der Anbieter abweichend von Absatz 3 mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats kündigen.

(5) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(6) Ein wichtiger Grund für den Kunden liegt ferner vor, wenn die Einhaltung der Verpflichtungen aus Anlage 1 nicht mehr gewährleistet ist.

(7) Die außerordentliche Kündigung hat in Textform zu erfolgen.

(8) Die Beendigung des Vertrages berührt nicht die Verpflichtung zur Zahlung der bis dahin entstandenen Entgelte.

(9) Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses löscht der Anbieter sämtliche vom Kunden eingereichten Dateien und die Auswertungsergebnisse nach Ablauf der in Anlage 6 genannten Frist.

§ 16 Schutzrechte

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software keine Rechte Dritter verletzt.

(2) Der Kunde sichert zu, dass die auf den Servern des Anbieters abgelegten Inhalte keine Rechte Dritter verletzen.

(3) An den Extraktionsergebnissen stehen dem Kunden alle Rechte zu, soweit solche Rechte bestehen.

§ 17 Geheimhaltung

(1) Die Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Rahmen des Vertragsverhältnisses zur Kenntnis gelangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln.

(2) Diese Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen offengelegt werden müssen.

(3) Für Tatsachen, auf die sich die Verschwiegenheitspflicht des Kunden nach § 43a Abs. 2 S. 1 BRAO bezieht, gilt vorrangig Anlage 1.

§ 18 Änderung der AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB jederzeit mit Wirksamkeit auch innerhalb der bestehenden Vertragsverhältnisse zu ändern.

(2) Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Empfang der Mitteilung und setzt er die Nutzung der Software nach Ablauf der Widerspruchsfrist fort, so gelten die Änderungen als wirksam vereinbart.

(3) Für Änderungen der Anlage 3 (Unterauftragnehmer) gilt vorrangig das Verfahren nach Anlage 1 § 5 Abs. 3.

§ 19 Schlussbestimmungen

(1) Auf diesen Vertrag findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts Anwendung.

(2) Erfüllungsort ist der Sitz des Anbieters.

(3) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.

(5) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform.